Employeurs, respectez la vie privée et les droits des personnes candidates

À l’heure où les outils technologiques jouent un rôle grandissant dans les processus d’embauche et dans la collecte des renseignements personnels, les employeurs doivent plus que jamais accorder une importance primordiale au respect des droits de la personne et à la protection des renseignements personnels.

Toute personne a le droit de chercher un emploi sans faire face à la discrimination ou devoir répondre à des questions qui dépassent ce qui est nécessaire pour les fins de son embauche. C’est pourquoi la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse et la Commission d’accès à l’information souhaitent rappeler aux employeurs leurs obligations en matière de respect des droits des personnes candidates pour un emploi.

La Charte des droits et libertés de la personne garantit le droit à l’égalité lors du processus d’embauche. Il est donc interdit de demander des renseignements sur des caractéristiques personnelles telles que la grossesse, le handicap, l’état civil, l’origine ethnique ou nationale, qui sont des motifs de discrimination interdits par la Charte.

Collecter des renseignements personnels, c’est porter atteinte au droit fondamental à la vie privée des personnes candidates. Les employeurs doivent donc recueillir uniquement les renseignements nécessaires aux fins déterminées avant la collecte. Ces fins évoluent au fil des étapes du processus d’embauche. Les employeurs doivent en tenir compte pour déterminer si, et à quel moment, un renseignement personnel peut être demandé.

Réception des candidatures

Dans l’offre d’emploi, l’employeur ne peut demander à recevoir que les renseignements personnels nécessaires pour évaluer l’admissibilité des candidatures. Si un formulaire de demande d’emploi est utilisé, il doit respecter le critère de nécessité pour chaque renseignement personnel demandé. À ce stade, il est trop tôt pour collecter les références de la personne candidate.

Entrevue d’embauche

Lors d’une entrevue, sauf si c’est pour évaluer une aptitude ou une compétence liée à l’emploi, l’employeur ne peut poser de questions en lien avec l’un des motifs de discrimination interdits par la Charte. En effet, même si c’est pour briser la glace ou apprendre à connaître la personne candidate, poser une telle question est contraire à la loi.

Cette situation peut constituer une atteinte à la vie privée, à la dignité et à la réputation. Il est donc important de s’en tenir à une grille d’entrevue exempte de questions discriminatoires.

Réseaux sociaux

Même si le contenu des réseaux sociaux est souvent accessible, consulter les profils d’une personne candidate représente généralement une intrusion injustifiée dans sa vie privée. Ils peuvent aussi révéler des caractéristiques personnelles protégées par la Charte ou contenir des renseignements personnels sans lien avec les compétences professionnelles nécessaires pour l’emploi. Même si une personne renvoie à ses réseaux sociaux dans son CV, la nécessité demeure le critère essentiel à respecter.

Nous recommandons aux employeurs de s’abstenir de consulter les profils sur les réseaux sociaux d’une personne candidate. Le cas échéant, le consentement préalable de la personne candidate doit être obtenu.

Dossier de crédit

Les mêmes balises de nécessité et de consentement s’appliquent à la consultation de tout dossier ou cote portant sur la solvabilité ou la réputation d’une personne. Cette consultation ne s’imposera pas pour tout type de poste. Par ailleurs, l’employeur doit agir avec prudence concernant les conclusions qui peuvent être tirées. Par exemple, une personne peut avoir vécu des difficultés financières pour des raisons personnelles non liées à ses compétences professionnelles.

Renseignements médicaux

Pour enrayer la discrimination à la source, la Charte interdit aux employeurs de collecter des renseignements médicaux sur une personne, sauf s’ils se rapportent aux qualités et aux aptitudes requises pour l’emploi. Par exemple, il pourrait être légitime de poser des questions concernant des problèmes musculosquelettiques à une personne qui aurait à soulever régulièrement des charges lourdes au travail. La collecte de renseignements médicaux peut se faire par un questionnaire, par des tests ou par l’obtention de dossiers médicaux, avec le consentement préalable de la personne candidate dans ce dernier cas.

Antécédents judiciaires

Un employeur peut vérifier les antécédents judiciaires d’une personne candidate si c’est en lien avec une exigence spécifique pour le poste convoité. Dans le cas d’une vérification auprès d’un tiers, comme un corps de police ou un sous-traitant, le consentement préalable de la personne candidate est requis.

L’employeur ne peut pas refuser d’embaucher une personne à cause de ses antécédents judiciaires avec ou sans suspension du casier judiciaire (pardon), sauf s’il existe un lien entre le poste et l’infraction commise.

Les employeurs doivent connaître et respecter leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels et de respect des droits de la personne lors des processus d’embauche. Des outils pour les accompagner sont disponibles.

Philippe-André Tessier
Président de la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse

Lise Girard
Présidente de la Commission d’accès à l’information